您将根据企业主人做出很多决定。最重要的一个?它决定如何维护您的会计,以便正确跟踪收入和费用,计算盈利和损失并管理公司的金融健康。选择现金或基于应计的会计之间需要了解每个方法,福利和缺点以及您公司的需求。
CFA兼首席财务官伊夫-马克•库蒂内斯解释说:“有了一种有效的会计方法,你就可以计算出一年中的任何时候你有多少现金。无限的建议。我们讨论了警察解释现金与应计会计之间的差异,并突出各种方法的优缺点,目标是帮助您弄清楚哪种系统对您的小企业更好。
现金与权责发生制会计
那么这两种方法之间的区别究竟是什么?
现金会计只有在现金进入或摆脱占有时,才能记录和记录收入或费用,解释令人诉。换句话说,在客户或客户收到现金时,销售额被认可,并且在向供应商或供应商进行付款时确认费用。
请注意,“现金收据”指的是现金、支票、信用卡、Venmo支付、Square交易、Zelle转账等。寇蒂娜还指出,根据美国国税局的规定,“收到的现金”也可以包括有价值的物品——比如给你的优步司机一张5美元的礼品卡,而不是现金或应用程序内的小费。
权责发生制会计另一方面,意味着你在给客户发发票时记录入站交易,在供应商向你要求付款时记录出站付款。权责发生制将收入或费用与产品或服务提供给客户的时间相匹配,而不是追踪实物现金流。即使没有收到来自客户的现金(或费用已开具发票但没有支付给供应商),收入也会被记录下来。
这些方法中的每一种都有其优缺点,适用于小型企业。让我们来看看他们是什么。
现金会计:优点和缺点
现金核算的主要好处之一是它是基本且易于理解的。成千上万的小企业利用这种方法,并且没有真正需要聘请专业会计或浏览众多会计软件选项。它只是拆除准确地跟踪现金收据和支出 - 您只需添加资金,并扣除所付出的资金。(只需保留您的收据并确保您的记录更新,以正确反映您的现金流程!)
现金应计的缺点是,这是一个日期练习,不仅可以在您的时间和能源上排水,而且还不能准确地“账户”,以便获利或损失或承认由于收到的付款。它还没有准确地满足尚待支付或未缴纳的费用或欠款的未付发票。
例如,让我们假设您是XYZ屋顶的所有者,并在3月份的房屋维修工作。如果您使用现金会计,您将在获得报酬时从工作中记录您的收入,而不是在工作完成时。在这种情况下,可以在工作完成的那一天录制付款,并收到金钱。或者在客户在支票中发送时,4月份的某个时候可以记录或付款。或者,更糟糕的是,如果客户纠纷或简单地支付您的服务,则可能永远不会记录付款。
权责发生制会计:优点和缺点
收付实现制会计不能清楚地描绘出企业的财务状况,而且能显示出一个会计期间负债和资产之间的巨大差异。与收付实现制会计不同,权责发生制会计涵盖了企业交易的所有部分。这包括信贷、未付或未付和传出的账单以及预期或传入的付款。它不像收付实现制会计那样仅仅依靠实物货币交换。
权责发生制会计还可以提供一个可靠的愿景,一个公司的财务健康。这为企业主提供了对给定月份、季度或年份的利润和亏损的了解。
在我们的示例中,使用权责发生制会计将允许XYZ roof对三月份开发票的工作进行赊账,并对订购和支付供应品或劳动力产生的任何支出和负债进行核算。如果付款在30天、60天或90天之后,贷方就会被计入,XYZ roof的现金余额就会上升。另一方面,如果没有收到付款,你也有记录的信息,这将突出损失时,你准备损益表或准备申报你的税收。
权责发生制会计的一个关键缺点是它比收付实现制会计方法更复杂。你需要一个训练有素的会计师或者使用和理解会计软件。
哪种会计系统适合你的小企业?
简短的答案:这取决于。大多数没有库存的小企业使用现金会计方法,因为它更简单,揭示了令人诉。在他的经验中,许多这种类型的小企业发现使用现金会计记录更容易和更快。现金会计在IRS表格上也更加简单。
收付实现制会计能及时准确地反映企业财务状况。然而,权责发生制会计可以让你更好地了解这些数字在可预见的未来是否可靠和可重复,Courtines解释道。权责发生制还提供了一个更准确,实时的图片,你的企业是如何表现每个月。
“如果您的业务稳步增长,或者您的业务基于重复的服务,具有很小的波动和客户支付的少数问题,现金基础会计量可能会直截了当,充分,”令人诉。
他还列出了一些局势,其中应更准确:
- 您的业务有显着的库存
- 供应商付款从一个月到月份波动
- 有些客户付款很快,但有些则要拖上几个月
如何结合影响您使用的方法
如果你已经建立了你的业务结构有限责任公司,C公司或股份公司,美国国税局会询问您在您在第一年申请税务目的中选择的会计方法。根据美国国税局在美国,如果公司或合伙企业前三个纳税年度的平均年度总收入不超过2,500万美元,则可采用收付实现制会计方法。一旦通过了这一门槛,企业“必须改变权责发生制会计方法,在实体未能达到这一(总收入)标准的纳税年度有效。”
一个简单的例外是,如果你有一个S公司或经营的业务(不管结构如何)是基于服务的。因此,例如,平面设计师、内容策略师或建筑师,即使在年收入超过800万美元的幸运日,也可以继续使用现金会计。
在纳税时间,大多数企业可以选择他们的会计方法,当他们提交他们的第一次纳税申报单。你也可以请求美国国税局允许在以后的申报中更改它。
另一种方法?您可以在您的软件中运行应计会计以从一开始管理业务资金。但是,如果您讨厌基于尚未在您手中的现金支付叔叔Sam叔叔的想法,您可以要求您的会计师提出几年结束调整,然后根据现金方法提交。
仔细权衡现金与权责发生制会计的利弊,了解每种方法的注意事项,将有助于你判断哪种方法更适合你的小企业。如果你发现自己在做决定时遇到了困难,请联系Incfile!自2004年以来,Incfile已帮助超过50万名企业主和企业家在他们的业务发展的每个阶段,包括提供备案服务和协助您的记账和会计需求。